Лабораторная работа № 3. 
Работа в среде текстового процессора MS WORD

Время выполнения

4 часа

Цель работы

Освоение основных приемов работы в текстовом процессоре MS Word.

Задачи лабораторной работы

После выполнения работы студент должен:
  • приобрести навыки ввода, редактирования, форматирования информации при работе с текстовыми редакторами;
  • освоить приемы работы по созданию таблиц, списков, рисунков;
  • научиться работать с формулами.

Перечень обеспечивающих средств

Для обеспечения выполнения работы необходимо иметь компьютер с операционной системой MS Windows, офисным пакетом MS Office 2007 и методические указания по выполнению работы.

Общие теоретические сведения

Обработка текстов – один из наиболее распространенных видов работ, выполняемых на персональном компьютере. Для создания документов используются специальные программы – текстовые редакторы.

Все основные существующие текстовые редакторы, используют одни и те же принципы работы. Это позволяет использовать в качестве примера для освоения технологии обработки текстовой информации текстовый процессор MS Word. Во внешней памяти компьютера документ, созданный MS Word хранится как файл с расширением *.docx по умолчанию (MS Word 2007).

В процессе работы необходимо регулярно сохранять редактируемый документ: 
  1. нажав на кнопку Office и выбрав команду Сохранить;
  2. с помощью комбинации клавиш Shift+F12 (или Ctrl+S).
Для создания копии текущего элемента можно выполнить команду Сохранить как. Для открытия документа в предыдущих версиях MS Word необходимо выбрать Документ Word 97-2003.

При щелчке левой кнопки мыши по пункту Сохранить как откроется диалоговое окно Сохранение документа. Здесь нужно указать новое имя документа и выбрать папку для его сохранения. После нажатия на кнопку Сохранить файл под старым именем остается на прежнем месте, а дальнейшие изменения документа относятся уже к новому файлу.

Режимы работы с документами

В редакторе Word имеется пять режимов работы с документами. Требуемый режим можно установить с помощью инструментов вкладки Вид или кнопок, находящихся под горизонтальной полосой прокрутки.

Режим Разметка страницы является стандартным для работы с документом. Он наиболее удобен для выполнения большинства операций по вводу, редактированию и форматированию текста. Этот режим рекомендуется для выполнения лабораторной работы.

Режим Веб-документ, или режим электронного документа, показывает, как документ будет выглядеть при просмотре в веб-браузере.

Режим Структура позволяет работать с заголовками документов.

Режим Чтение для чтения с экрана монитора.

Режим Схема документа. С его помощью можно одновременно просматривать и содержание документа, и сам документ.

Выделение текста

Прежде чем выполнить какую-либо операцию с текстом, вначале выделяют фрагмент документа, к которому эта операция должна быть применена. Для того чтобы выделить фрагмент с помощью мыши, следует установить указатель в начало фрагмента, затем нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить указатель к концу выделяемого фрагмента, после чего отпустить кнопку.

Чтобы выделить текст с помощью клавиатуры, необходимо установить курсор в его начало, нажать клавишу Shift и, удерживая ее, перемещать курсор, используя клавиши со стрелками, в конец выделяемого фрагмента, затем отпустить клавишу Shift. Есть и другие способы выделения текста.

Упражнение 1. Выделение текста
  1. Установить курсор в любом месте текста и, удерживая левую кнопку мыши, выделить одно предложение. 
  2. Для выделения слова установить курсор в середине слова и дважды щелкните на нем. 
  3. Выделите информацию в конце текста, используя клавиши со стрелками.
  4. Установите курсор в любом месте текста и нажмите сочетание клавиш Ctrl+A. Должен выделиться весь текст.

Копирование и перемещение

Копирование выделенного фрагмента можно выполнить как через буфер обмена, так и путем перетаскивания с помощью мыши.

Копирование через буфер обмена:
  • выделить фрагмент;
  • копировать фрагмент в буфер обмена (Ctrl+C) 
  • вырезать при перемещении (Ctrl+X);
  • вставить фрагмент в нужное место (Ctrl+V).
Вкладка Главная на ленте – Буфер обмена.

При вырезании или копировании содержимое ячейки помещается в буфер обмена и становится доступным не только для работы в текстовом процессоре. Буфер обмена в MS Word может содержать до 24 объектов.
Метод Drag and Drop:
  • выделить фрагмент;
  • поместить указатель на выделенном фрагменте, нажать и не отпускать левую кнопку мыши, затем нажать клавишу Ctrl;
  • скопировать в новое место.
При перемещении клавишу Ctrl не нажимать. Операции перемещения и копирование возможны как в одном документе, так и при работе с несколькими документами.

Упражнение 2. Использование буфера обмена
Рассмотрим пример работы буфера обмена с несколькими фрагментами данных. Пусть имеется некоторый текст, в котором встречаются термины, значение которых нужно уточнить. Из этих слов необходимо составить список в отдельном документе. Выполнить, используя возможности буфера обмена.
  1. Открыть документ, из которого нужно выписать термины. Щелкнуть по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Буфер обмена на вкладке Главная. Если в буфере обмена находятся какие-то данные, то нажать кнопку Очистить все.
  2. Скопировать в буфер обмена все необходимые термины. После каждого копирования слова проверить помещено ли оно в буфер.
  3. После добавления в буфер обмена всех необходимых терминов создать новый документ или открыть файл, в который необходимо вставить список слов.
  4. Нажать кнопку Вставить все в области задач Буфер обмена. Проверить вставлены ли все данные из буфера обмена.
  5. Если буфер окажется заполненным, необходимо вставить данные, очистить буфер и продолжить работу.
В буфере обмена может храниться 24 участка информации. Если их будет больше, то новые данные будут вытеснять старые. Поэтому, собирая данные в буфер обмена, необходимо следить за их количеством: информация о скопированных участках текста содержится в заголовке области задач. В случае необходимости вставьте данные, очистите буфер, а затем вернитесь к основному документу.

Поиск и замена текста

При работе с документом можно выполнять поиск по заданным условиям. Для этого нужно воспользоваться кнопкой в группе Редактирование на вкладке Главная или использовать комбинацию клавиш (Ctrl+F).
Откроется диалоговое окно Найти и заменить.

Упражнение 3. Поиск данных
Создать новый документ и набрать несколько слов: Конверсия, Версия, Вера и Инверсия (запишем каждое слово на новой строке).

Выполнить следующие действия:
  1. для вызова окна Найти и заменить нажать сочетание клавиш Сtrl+F;
  2. ввести в поле поиска значение Вер;
  3. задать Выделение при чтении;
  4. нажать кнопку Найти далее. Нажимая эту кнопку несколько раз, убедитесь, что программа найдет этот фрагмент текста во всех четырех словах;
  5. нажать кнопку Больше, чтобы задать дополнительные параметры поиска;
  6. установить флажок Учитывать регистр и снова произвести поиск. На этот раз будут найдены только значения Версия и Вера;
  7. нажать кнопку Закрыть для завершения поиска.
Замена данных
Для замены одного или нескольких символов, слова или участка текста необходимо перейти на вкладку Заменить диалогового окна Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:
  • воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+H;
  • нажать кнопку Заменить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная.
Упражнение 4. Замена данных
Открыть документ с названием «Поиск и замена» из предыдущего упражнения и выполнить следующие действия:
  1. для вызова окна Найти и заменить нажать сочетание клавиш Сtrl+F;
  2. в поле Найти ввести значение Вер, а в поле Заменить на – 000;
  3. нажмите кнопку Найти далее, а затем – Заменить. Фрагмент первого слова будет заменен;
  4. нажмите кнопку Заменить все. Программа заменит данные во всех остальных словах и сообщит о количестве произведенных замен;
  5. нажмите кнопку Закрыть для завершения операции замены.
Упражнение 5. Добавление элемента автозамены
Для добавления нового элемента автозамены выполнить следующее:
  1. нажать кнопку Office, а затем нажать кнопку Параметры Word в нижней части меню Office;
  2. в окне Параметры Word выберите раздел Правописание;
  3. перейдите к области Параметры автозамены и нажмите одноименную кнопку. Откроется окно Автозамена;
  4. в поле заменить области Заменять при вводе введите слово с ошибкой, которое часто встречается в тексте (например, слоово);
  5. в поле на области наберите правильный вариант написания этого слова (например, слово);
  6. нажать кнопку ОК, чтобы подтвердить ввод новых значений. Теперь Word будет исправлять ошибку автоматически, не спрашивая разрешения пользователя. Функцию Автозамена можно использовать не только для устранения опечаток, но и для быстрого ввода каких-нибудь слов и предложений. Например, если вам часто приходится набирать фразу нелинейный видеомонтаж, то введите ее в поле на окно Автозамена, а в поле заменить наберите, например, нели. Теперь после набора этих четырех букв появится вся фраза.
Документ состоит из объектов, каждый из которых обладает своими свойствами. Основное содержание документа составляет, как правило, текст – набор символов, вводимых с помощью клавиатуры.

Эти символы образуют текстовые объекты: слова, предложения и абзацы. Текстовые объекты располагаются на страницах так, как они будут отображаться на бумажном носителе при выводе документа на печать.

В документе символы – это буквы, цифры, знаки препинания. Нажатие некоторых клавиш вводит в текст непечатаемые символы. Эти символы не отображаются в документе при выводе его на печать. Для того чтобы увидеть эти символы на мониторе компьютера при подготовке документа к печати, следует использовать кнопку на вкладке Главная со знаком ¶.

Основные непечатаемые символы: 
  • табуляция () – обычно применяется для вертикального выравнивания текстовых фрагментов в нескольких строках или для большого отступа между двумя словами в предложении;
  • символ абзаца ¶ – отображается в конце каждого абзаца (после нажатия клавиши Enter), а также в пустой строке;
  • пробел (•) – разделяет слова в предложении;
  • неразрывный пробел – позволяет размещать отдельные слова на одной строке (не разрывая на разные строки).
Слово – набор символов, ограниченный с двух сторон пробелами или знаками препинания (точками, запятыми и т. д.).

Строка – набор слов или символов, расположенных в одну линию (без переносов).

Предложение – набор символов и слов, ограниченный с двух сторон знаками препинания (точками, восклицательными или вопросительными знаками, многоточием).

Абзац – произвольная последовательность символов, замкнутая символом «Возврат каретки» (клавиша Enter).

Страница – часть текста, ограниченная линиями разделения страниц. Страница представляет собой сложный объект, обязательными элементами которого являются поля.

Поля – области страницы, где не может размещаться текст. Исключение составляют верхнее и нижнее поля, в которых может размещаться служебная информация. Эти элементы страницы называются колонтитулами. В качестве колонтитула может быть использован текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, имя файла).

Свойства объекта, которые могут быть изменены пользователем, называются его атрибутами. Для обозначения размера и рисунка символов, используемых при создании документа с помощью программ обработки текста, применяется термин «шрифт».

Основные атрибуты шрифта:
  • гарнитура шрифта – совокупность наборного материала, имеющего одинаковый характер рисунка символов, который определяется видом элементов, составляющих их (символов). 
По способу формирования изображения символов шрифты делятся на растровые и векторные. В среде Windows для работы с документами, как правило, используются векторные шрифты специального формата TrueType. Каждый шрифт TrueType имеет название (имя), например: Arial, Times New Roman, Symbol. 
  • начертание шрифта. Каждый шрифт имеет четыре варианта начертания: обычный, полужирный, наклонный (часто называемый курсивом) и подчеркнутый. Могут также использоваться комбинации начертания, например, одновременно полужирный, наклонный и подчеркнутый.
  • размер символов. Символы имеют размер, называемый кеглем. Величина кегля измеряется в пунктах (пт, pt). 1 пт = 1/72' (дюйма). Данная запись означает, что 1 пт равен 1/72 части дюйма (2,54 см).
Кроме этих атрибутов, можно изменять и другие: цвет символов, их подчеркивание, видоизменения символов, интервал между ними. Другие атрибуты шрифта можно увидеть в диалоговом окне MS Word Шрифт на вкладке Главная.

Вкладка Интервал помогает определить расстояние между символами шрифта. В зависимости от выбранного варианта шрифт может быть уплотненным, обычным и разреженным.

Для текстового процессора MS Word абзац – это часть текста, введенная между двумя нажатиями клавиши Enter. Основными атрибутами абзацев являются выравнивание, отступы и интервалы.

Различается четыре вида выравнивания: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине.

Представление об атрибутах абзаца дает диалоговое окно форматирования абзаца в текстовом процессоре MS Word Абзац на вкладке Главная.

Атрибут «отступ» характеризует расстояние от края текста до соответствующей внутренней границы бокового поля.

Для задания отступов можно использовать не только диалоговое окно Абзац, но и маркеры на горизонтальной линейке.

Атрибут «интервал» позволяет задать:
  • интервалы междустрочные – расстояние между строками внутри абзаца (интерлиньяж);
  • интервалы между абзацами – расстояние от последней строки предыдущего абзаца до первой строки последующего (отбивки);
  • отступ первой строки – определяет положение первой строки абзаца. Для изменения отступов используйте соответствующие маркеры. 
С помощью диалоговых окон Шрифт и Абзац можно выполнить форматирование текста. При форматировании изменяются свойства документа в целом и его объектов с целью придания им желаемой формы.

Стили форматирования

Часто при работе с текстовыми документами возникает необходимость изменения нескольких параметров форматирования текста. Для этой цели рекомендуется использовать стили форматирования. Стили – это наборы параметров форматирования, которые можно применить ко всем частям документа сразу. При запуске Microsoft Word создается новый документ, текст которого оформляется с применением стиля Обычный. Этот стиль является базовым. Другие стили представлены в виде значков на панели инструментов Стили.

В MS Word 2007 появилось новое средство форматирования – Экспресс-стили, которое позволяет просматривать набор стилей перед выбором одного из них. Для применения экспресс-стиля:
  1. выделить фрагмент текста;
  2. навести указатель на кнопку выбранного стиля на панели инструментов Стили;
  3. выделенный фрагмент автоматически будет оформлен этим стилем (временно);
  4. щелкнуть мышью по выбранному стилю, чтобы его зафиксировать при выборе.
На панели инструментов есть кнопка Изменить стили, которая при выборе пункта Набор стилей открывает список наборов, которые можно использовать для оформления документов.

Упражнение 6. Создание пользовательского стиля
Текст, оформление которого вы хотите сделать образцом, можно использовать для создания стиля. Созданный стиль вы сможете применять в любом месте документа, с которым работаете, а также в других файлах.

Для создания стиля на основе отформатированного текста сделать следующее:
  1. выделить текст, который служит образцом;
  2. вызвать меню экспресс-стилей, щелкнув на кнопке Дополнительные параметры в группе Стили на ленте;
  3. выбрать команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль;
  4. в окне Создание стиля ввести название стиля и нажмите кнопку OK;
  5. если вы хотите задать дополнительные параметры стиля, нажмите кнопку Изменить в окне Создание стиля.
Чтобы добавить стиль в меню экспресс-стилей, установите флажок Добавить в список экспресс-стилей.

Отмена и возврат действий

Для исправления ошибок в программе предусмотрена возможность отмены выполненных действий. Последнее действие можно отменить, воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+Z или нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа.

Создание списков

Для создания нумерованных, маркированных и многоуровневых списков можно использовать соответствующие кнопки в группе Абзац на вкладке Главная на ленте. Кнопки дают возможность быстро пронумеровать абзацы или установить перед ними маркеры, а также установить дополнительные параметры форматирования.

Для создания списка выполнить следующие действия: 
  1. выделить требуемый участок текста.
  2. нажать кнопку Маркеры, Нумерация или Многоуровневый список в группе Абзац на вкладке Главная на ленте 
  3. новый маркер будет установлен для каждого абзаца.
Можно создать список и перед началом набора текста. Установить курсор в том месте, откуда вы желаете начать список, и выполнить описанные выше действия. Нажать клавишу Enter, чтобы начать новый абзац и новый раздел списка.

Создание таблиц

Работа с таблицей обычно начинается с ее создания. Чтобы создать таблицу в Word, воспользуйтесь одним из следующих способов:
  • нажать кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте. Выбрать количество столбцов и строк;
  • нажать кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выбрать команду Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы выбрать количество столбцов и строк и нажать кнопку ОК. Если в макете не хватает ячеек, выбрать пункт Вставить таблицу.

Рисование таблицы

Таблицу можно нарисовать вручную; для этого выбрать в меню Таблица | Нарисовать таблицу. При этом мышь приобретет вид карандаша, с помощью которого можно нарисовать таблицу. Команда Нарисовать таблицу автоматически активизирует вкладку Работа с таблицами | Конструктор.

Операции со столбцами и строками таблицы

1. Выделение таблицы
Чтобы выделить строку или столбец таблицы, выберите один из следующих способов:
  • выделите нужные участки таблицы по ячейкам, предварительно нажав и удерживая левую кнопку мыши;
  • подведите указатель к левой границе строки или к верхней границе столбца, после чего щелкните мышью.
Если таблица располагается на нескольких страницах, можно выделить нужный участок, удерживая нажатой клавишу Shift и плавно перемещая курсор при помощи клавиши.

2. Добавление элементов таблицы
При редактировании таблицы можно добавлять в нее дополнительные элементы – строки или столбцы. Для этого сделать следующее:
  1. выделить столько строк или столбцов, сколько нужно добавить.
  2. перейти на вкладку Макет и в группе Строки и столбцы нажать нужную кнопку:
    • вставить слева;
    • вставить справа;
    • вставить сверху;
    • вставить снизу.

Установка параметров страниц

Основными атрибутами страницы являются: ее размер, ширина полей и ориентация страницы, которая может быть книжной или альбомной.

Совокупность страниц с одинаковыми атрибутами образует раздел. Кроме того, раздел создается и тогда, когда на одной странице размещается текст с разным числом колонок. Таким образом, могут иметь место случаи, когда на одной странице располагается несколько разделов. И наоборот, один раздел может состоять из нескольких страниц.

Когда пользователь вводит текст, Word автоматически определяет места разрывов страниц, если текст не помещается на странице, он помещается на следующую страницу. Если нужно перейти на другую страницу вручную, нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Разрывы страниц видны во включенном режиме скрытых символов форматирования. Если документ должен состоять из страниц, имеющих различные параметры (например, ориентацию), то его следует разделить на несколько разделов. Каждый раздел имеет свои параметры страниц. Для вставки в документ нового раздела нужно:
  • выполнить команду Разрывы на панели Параметры страницы на вкладке Разметка страницы;
  • выбрать в появившемся диалоговом окне одно из предлагаемых значений поля Разрывы разделов. Разрывы разделов отображаются в виде двух прерывистых линий со словами Разрыв раздела (на текущей странице) или Разрыв раздела (на следующей странице).
1. Поля страницы
Для установки отступов от краев листа бумаги используется кнопка Поля на панели Параметры страницы. Ориентацию в окне Параметры страницы можно задать альбомную или книжную.
По умолчанию Microsoft Word устанавливает следующие размеры полей: левое – по 3 см, правое – 1,5 см, верхнее и нижнее – по 2 см.
Поля страниц (так же, как отступы и выступы) можно быстро задавать с помощью горизонтальной (для правого и левого полей) и вертикальной (для верхнего и нижнего полей) линеек. Размер поля показывают деления на серой части линейки.

2. Размер страницы
Установка размера страницы выполняется нажатием кнопки Размер панели Параметры страницы

3. Нумерация страниц
Если документ состоит более чем из двух страниц, то перед распечаткой желательно пронумеровать страницы. Благодаря этому в нем будет гораздо легче ориентироваться. Для некоторых типов документов (например, для научных работ) нумерация необходима.

Чтобы пронумеровать страницы, сделайте следующее:
  1. перейти на вкладку Вставка и нажать кнопку Номер страницы в группе Колонтитулы;
  2. выберите положение номера на странице, используя доступные варианты в подменю Вверху страницы, Внизу страницы и На полях страницы. Microsoft Word предлагает самые разные варианты оформления номеров страниц.

Автоматическая проверка правописания является одной из функций текстового процессора, обеспечивающих автоматизацию процесса редактирования документа. Для этого необходимо выполнить команду Параметры MS Word в кнопке Office и выбрать Языковые параметры. Установить флажки автоматической проверки правописания можно нажав кнопку Office, выбрав Параметры MS Word – Правописание.


При автоматическом контроле орфографии и грамматики Word проверяет ошибки в тексте непосредственно при наборе. В таком случае сразу после того, как слово или предложение набрано, видно, допущена ошибка или нет: программа подчеркивает слова, содержащие орфографические ошибки, красным цветом, а грамматические – зеленым.

Для выполнения проверки правописания вручную используется диалоговое окно Правописание. Для его вызова можно воспользоваться кнопкой Правописание в одноименной группе на вкладке Рецензирование на ленте или нажать клавишу F7.

Автоматическая расстановка переносов слов 

При использовании автоматического переноса слов Office Word 2007 автоматически вставляет переносы там, где это необходимо. В дальнейшем при правке текста или изменении длины строки Office Word 2007 автоматически расставит переносы заново. 
  1. Удостоверьтесь, что документ не содержит выделенных фрагментов. 
  2. На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Расстановка переносов, а затем выберите команду Авто. 
При необходимости в отдельных абзацах можно исключить автоматическую расстановку переносов слов. Для этого нужно поместить курсор в необходимый абзац или выделить несколько абзацев, затем открыть диалоговое окно «Абзац» (вкладка Главная), выбрать вкладку «Положение на странице» и выбрать пункт «запретить автоматический перенос слов».

Работа с формулами

Для работы с формулами в MS Word есть специальный редактор формул Microsoft Equation. На вкладке Вставка можно выбрать команду Формула. При включении вкладки Формула на экране можно увидеть шаблоны, содержащие поля для ввода символов. С помощью шаблонов в формулу можно вставить дроби, интегралы, суммы, верхние и нижние индексы. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью элементов управления, выбранных на вкладке Формула. Переходы между полями выполняются с помощью клавиш управления курсором. Ввод и редактирование формул завершается, если щелкнуть левой кнопкой мыши вне области ввода формулы. Введенная формула автоматически вставляется в текст. Переместить формулу в другое место можно через буфер обмена. Для редактирования формулы достаточно выполнить на ней двойной щелчок.

Видеоурок по выполнению заданий лабораторной работы

Задания

Comments